SERVICE PORTFOLIO MANAGEMENT
Portofolio layanan, yang memberikan pandangan tingkat manajemen dari semua layanan TI ketika mereka bergerak melalui siklus layanan, adalah sistem manajemen kritis di ITIL. Ini memiliki tiga bagian:
- Pipa layanan yang menyimpan informasi tentang layanan yang berada di bawah pengembangan.
- Katalog layanan yang menyimpan rincian semua layanan yang sudah masuk produksi atau siap pindah ke produksi.
- Layanan pensiunan yang telah dihentikan dari penggunaan operasional.
Portofolio layanan karenanya memberikan gambaran lengkap dari semua layanan di bawah pengembangan untuk pengiriman di masa depan, layanan dalam produksi dan layanan yang dimiliki sampai akhir kehidupan produktif mereka. Ini adalah dasar untuk mengelola siklus penuh untuk semua layanan dalam hal persyaratan bisnis mereka, bisnis kasus untuk investasi, sumber daya keuangan dan lainnya yang diperlukan untuk layanan pengembangan dan operasi, risiko yang terkait dengan pengembangan dan pengoperasian layanan dan, jika relevan, bagaimana layanan akan diberi harga.
Penyedia layanan TI, bersama dengan bisnis, akan mengidentifikasi sejumlah peluang untuk investasi dalam layanan TI baru atau yang diubah. Sebelum apapun dari peluang ini ditransformasikan menjadi sebuah layanan, keputusan penting harus dibuat tentang nilai layanan baru untuk bisnis, kapasitas Penyedia layanan TI dan pasar untuk memberikan layanan, dan relatif prioritas layanan yang diusulkan dibandingkan dengan investasi potensial lainnya. Di Dengan kata lain, organisasi akan membutuhkan jawaban untuk pertanyaan seperti:
- Mengapa kita harus berinvestasi dalam layanan ini daripada sesuatu yang lain?
- Nilai apa yang akan diberikannya kepada bisnis?
- Berapa biayanya untuk memberikan solusi layanan dan dapatkah kita membelinya?
- Apakah kita memiliki sumber daya dan kemampuan untuk mewujudkannya?
- Bagaimana investasi ini cocok dengan strategi kami yang lebih luas?
- Apa saja ketergantungan dengan investasi lain yang sedang atau dalam proses pertimbangan?
- Apa risikonya?
- Apakah pengembalian atas investasi dapat diterima dalam hal biaya investasi, risiko dan skala waktu?
Tujuan manajemen portofolio layanan (SPM) adalah untuk memastikan keputusan itu untuk berinvestasi dalam layanan TI adalah baik dan sepenuhnya selaras dengan kebutuhan dan prioritas bisnis. Setelah keputusan dibuat untuk berinvestasi, investasi harus dikelola melalui siklus hidupnya, dan tujuan SPM di sini adalah untuk memastikan bahwa investasi memberikan nilai optimal bagi organisasi. Sebagai sistem pendukung manajemen, portofolio layanan memungkinkan organisasi menjawab pertanyaan strategis tentang layanan, pelanggan, dan harga, serta membantu menetapkan prioritas dan rencana alokasi sumber daya.
Tujuan SPM adalah untuk memastikan ada metodologi yang efektif untuk evaluasi investasi potensial. Setelah investasi disepakati, tujuan SPM adalah untuk memastikan bahwa investasi dikelola secara efektif di sepanjang siklus hidupnya. Antara lain ini adalah tentang memastikan pengaturan tata kelola yang tepat di tempat, bahwa investasi dan kasus bisnis mereka dinilai terhadap perubahan kondisi baik di dalam maupun di luar organisasi dan bahwa realisasi manfaat dikelola dengan baik.
Tujuan SPM adalah:
- untuk mengembangkan dan memelihara portofolio layanan yang memberikan gambaran lengkap tentang semua layanan termasuk statusnya;
- untuk menetapkan kondisi dan persyaratan untuk dimasukkannya layanan baru diportofolio layanan;
- untuk memastikan katalog layanan dikembangkan dan dikelola sebagai bagian dari portofolio, dan menyetujui aturan untuk mentransfer layanan ke katalog layanan sebagaimana adanya pindah ke transisi dan keluar dari katalog dan saat mereka memasuki masa pensiun;
- untuk memastikan portofolio layanan memenuhi fungsional dan kinerja persyaratan penggunanya dan bahwa kinerja, ketersediaan, dan keamanannya memenuhi persyaratan yang disepakati;
- untuk memastikan bahwa laporan manajemen dihasilkan sesuai dengan yang disepakati persyaratan pelaporan.
KOMPONEN PORTFOLIO LAYANAN
Portofolio layanan berisi informasi tentang layanan di seluruh siklus hidup, memberikan informasi tentang status layanan saat mereka bergerak dari konsep melalui spesifikasi kebutuhan, persetujuan, desain, transisi ke operasi langsung dan pensiun akhirnya. Informasi yang dimiliki pada setiap layanan berkembang dan berubah saat bergerak melalui siklus hidup. Di bagian awal siklus hidup, ada akan sedikit lebih dari deskripsi layanan yang diusulkan dengan rincian proposisi nilai, sponsor bisnis, dan detail dasar lainnya. Saat kami bergerak siklus hidup, persyaratan akan ditentukan dan dimasukkan atau direferensikan. Kasus bisnis akan dimasukkan bersama dengan detail pendanaan, prioritas dan risiko. Penawaran dan paket, biaya dan harga akan ditambahkan setelah dirancang dan setuju.
Pada saat layanan siap untuk pengiriman operasional, konten lengkap portofolio layanan harus mencakup:
- Nama layanan;
- deskripsi layanan;
- status pelayanan;
- klasifikasi dan kekritisan layanan;
- aplikasi yang digunakan;
- data dan / atau skema data yang digunakan;
- proses bisnis yang didukung;
- pemilik bisnis;
- pengguna bisnis;
- pemilik IT;
- tingkat garansi layanan, referensi SLA dan SLR;
- layanan pendukung;
- sumber daya pendukung;
- layanan dependen;
- mendukung OLA, kontrak, dan perjanjian;
- biaya layanan;
- biaya layanan (jika berlaku);
- pendapatan layanan (jika berlaku);
- metrik layanan.
Untuk mengelola dan memahami informasi, portofolio layanan adalah dipisahkan secara konseptual, dan seringkali secara fisik, menjadi tiga komponen yang terpisah:
- Pipa layanan, yang mencakup layanan yang belum pindah keoperasi.
- Layanan pensiunan, yang mencakup informasi tentang layanan yang telah diambil di luar penggunaan operasional dan yang dianggap berharga untuk menyimpan informasi tentang mereka.
- Di antaranya adalah layanan yang operasional dan pengiriman ke pelanggan. Layanan ini dicakup oleh katalog layanan, yang dijelaskanlebih detail dalam Bab 12 tentang manajemen katalog layanan.
Struktur portofolio layanan dan hubungannya dengan sistem dan area diilustrasikan pada Gambar 10.1.Dari perspektif yang lebih luas, portofolio layanan sebaiknya dimasukkan sebagai bagian dari TI sistem manajemen pengetahuan layanan penyedia layanan.
Pipa layanan
Pipa layanan menyimpan perincian semua layanan yang belum siap untuk transisidalam produksi. Ini memberi manajemen penyedia layanan TI pandangan lengkap merekarencana untuk layanan baru dan yang berubah, dan itu adalah ukuran dari visi penyedia TIuntuk, dan kepercayaan pada, masa depan. Ini mencerminkan strategi layanan penyedia TI.
Katalog layanan
Katalog layanan berisi informasi tentang layanan TI yang saat inidalam produksi atau akan melalui transisi layanan ke produksi. Saya t Oleh karena itu adalah ukuran dari kapasitas, kemampuan, dan kepercayaan diri penyedia layanan IT saat ini untuk memberikan. Katalog layanan adalah bagian dari layanan portofolio yang tersedia untuk pelanggan dan ditulis dalam bahasa yang sesuai untuk tujuan ini.
Layanan pensiun
Layanan akhirnya sampai pada akhir masa manfaatnya, mungkin karena tidak ada lebih lama relevan dengan kebutuhan pelanggan atau karena tidak lagi hemat biaya. Tidak ada gunanya melanjutkan dengan layanan yang tidak diinginkan atau tidak ekonomis untuk dijalankan, kecuali ada pembenaran alternatif untuk retensi.
Informasi tentang layanan yang dihentikan harus disimpan sebagai bagian dari sistem manajemen pengetahuan layanan penyedia layanan TI selama informasi tersebut mungkin bermanfaat. Dalam beberapa keadaan, layanan pensiunan dapat menjadi layak secara operasional dan dikeluarkan dari pensiun.
KEGIATAN UTAMA
Manajemen portofolio layanan adalah tentang bagaimana keputusan dibuat untuk memasukkan yang baru layanan dan tinjauan berkelanjutan dari layanan yang ada dalam portofolio layanan. Ini paling baik digambarkan sebagai proses siklik yang bergerak di sekitar Tentukan – Analisis– Approve – Charter loop diilustrasikan pada Gambar 10.2.
MEMPERBARUI PORTOFOLIO
Saat keadaan berubah (mis. Perubahan dalam prospek ekonomi, perubahan mentah harga material atau biaya tenaga kerja, perubahan pasar dll.) keputusan yang diambil pada konten dari portofolio layanan perlu ditinjau kembali. Bagian dari portofolio layanan manajemen karena itu harus melibatkan pemantauan komersial, sosial, ekonomi dan lingkungan politik untuk mengidentifikasi peristiwa yang harus memicu penilaian ulang portofolio layanan.
Pentingnya sepanjang siklus hidup, dan nilainya bagi semua proses lainnya dan fungsi, berarti bahwa portofolio layanan digambarkan sebagai 'tulang belakang' yang menautkan tahap siklus hidup yang berbeda bersama-sama.
Manajemen hubungan bisnis
Manajemen portofolio layanan adalah sistem manajemen kritis yang mendukung jalannya penyedia layanan TI bekerja sama dengan bisnis untuk memastikan TI itu menambah nilai optimal. Mengelola portofolio layanan membutuhkan kolaborasi penuh dengan bisnis dan ini berarti keterlibatan dari manajemen hubungan bisnis.
Manajemen keuangan
Salah satu hubungan kunci untuk manajemen portofolio layanan adalah dengan keuangan pengelolaan. Kontribusi dari manajemen keuangan berkaitan dengan pengembangan kasus bisnis, penilaian peluang investasi, komparatif evaluasi berbagai opsi layanan, evaluasi risiko keuangan dan penentuan nilai layanan. Semua ini penting bagi keputusan tentang apa yang seharusnya dimasukkan dalam portofolio layanan atau dihapus dari itu.
Manajemen keuangan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pendanaan tersedia untuk mendukung pengiriman portofolio layanan dan untuk memastikan alokasi anggaran selaraskan dengannya.
Manajemen katalog layanan
Karena portofolio layanan menyertakan katalog layanan, maka perlu ditutup hubungan antara manajemen portofolio layanan dan manajemen katalog layanan. Informasi dalam kedua elemen portofolio layanan harus konsisten.
Manajemen pemasok
Manajemen pemasok memastikan bahwa semua layanan pendukung beserta perinciannya dan hubungan tercermin secara akurat dalam portofolio layanan dan bahwa portofolio layanan konsisten dengan sistem informasi manajemen pemasok dan kontrak. Manajemen pemasok akan memanfaatkan informasi dalam portofolio layanan sebagai dasar untuk menegosiasikan kontrak pendukung.
Proses lainnya
Proses manajemen tingkat layanan sangat bergantung pada konten dan kualitas dari portofolio layanan, terutama katalog layanan. Manajemen kapasitas memiliki input ke dalam portofolio layanan untuk memastikan yang baru teknologi diberikan pertimbangan dalam perencanaan layanan. Portofolio layanan adalah input utama untuk manajemen kapasitas. Konstruksi dan pemeliharaan portofolio layanan memerlukan masukan dari Manajemen operasi TI dan manajemen teknis dan aplikasi untuk memastikan portofolio layanan akurat dan dapat dicapai.
